Cómo funciona

Documentos de viaje sin conexión: billetes, reservas y pasaporte en el móvil

En Kokai, cada billete, reserva, entrada o seguro es un documento con sus datos (localizador, fechas, titular) y sus ficheros: el PDF o la foto se guardan en el dispositivo y se abren sin conexión. El pasaporte, el DNI y lo que vale para todos los viajes van en la cartera, que avisa 30 días antes de que caduquen y 60 días antes de un viaje si el pasaporte no llega a seis meses tras la vuelta. Los ficheros no se suben nunca al servidor de Kokai.

Revisado el 17 de septiembre de 2026 13 min de lectura

En pocas palabras

Tipos de documento: 10: pasaporte, documento de identidad, visado, seguro, billete, reserva, entrada, coche y conducción, salud y vacunas, y otro. Cinco de ellos pueden ir en la cartera.
Ficheros: PDF y fotos, varios por documento. Se guardan en el dispositivo y se abren sin conexión.
Avisos de caducidad: A las 10:00 del día que falten 30 días para que caduque cualquier documento con fecha de caducidad.
Pasaporte justo: Si caduca menos de 180 días (6 × 30) después de volver, avisa 60 días antes de salir, a las 10:00.
Víspera: «Mañana:» y el título del billete, la reserva, la entrada o el coche, a las 18:00 del día anterior.
Leer el PDF: En el dispositivo, sin IA: las 6 primeras páginas de un PDF de hasta 20 MB.
Copia en tu cuenta: Los datos de billetes y reservas, sí. Los ficheros, nunca. Del pasaporte, el DNI y la salud, ni los datos: solo su tipo.
Google Drive: Pronto: una carpeta «Kokai» con una carpeta por viaje y otra para la cartera.

Qué guarda un documento

Un documento en Kokai no es solo un fichero: es una ficha con los datos que buscas en la cola del embarque o en la recepción de un hotel, y con el PDF o la foto colgados de ella. Cada viaje tiene su pantalla Documentos, y cada documento guarda:

Campo	Qué va	Detalle
Tipo	Billete, reserva, pasaporte…	Uno de los 10 tipos de la tabla siguiente. Decide el icono y cómo se agrupa la lista.
Título	«Vuelo Madrid – Lisboa», «Hotel en Alfama»	Si lo dejas vacío, se usa el nombre del tipo.
Referencia o localizador	El código de la reserva	En el pasaporte y el documento de identidad, el campo se llama «Número». Va en letra mono.
A nombre de	El titular	Útil cuando viajáis varios y cada uno tiene su billete.
Desde y Hasta	Las fechas del documento	En un billete, «Fecha de salida»; en una reserva, «Entrada» y «Salida».
Caduca	La fecha de caducidad	Con ella llegan los avisos de caducidad.
Ficheros	PDF y fotos	Guardados en el dispositivo, con su nombre y su tamaño.
Sitio relacionado	Un sitio del mapa del viaje	La reserva del hotel en el hotel: se ve desde la ficha del sitio.
Notas y etiquetas	Lo que quieras apuntar	Las etiquetas sirven para filtrar la lista.

Los campos se guardan solos medio segundo después de dejar de escribir: no hay botón de guardar en la ficha.

Los 10 tipos de documento, y cuáles van en la cartera

Hay dos clases de papeles de viaje: los de un viaje (el billete de ida, la reserva de esas noches) y los que te acompañan en todos (el pasaporte, el carné de conducir). Los segundos van en la cartera, y solo cinco tipos pueden ir allí:

Tipo	En la cartera	Para qué
Pasaporte	Sí	Con su número y su caducidad. Es el único tipo que activa el aviso de «pasaporte justo».
Documento de identidad	Sí	DNI o tarjeta de identidad.
Seguro	Sí	El seguro de viaje anual en la cartera; el de un solo viaje, en ese viaje.
Coche y conducción	Sí	Carné de conducir, permiso internacional o el alquiler de un coche en un viaje.
Salud y vacunas	Sí	Tarjeta sanitaria, cartilla de vacunas, recetas.
Visado	No	Va con el viaje para el que se pidió.
Billete	No	Vuelos, trenes, autobuses y barcos.
Reserva	No	Alojamientos y otras reservas con fecha.
Entrada	No	Museos, conciertos, excursiones.
Otro	No	Lo que no encaje en lo anterior.

Dentro de un viaje puedes crear un documento de cualquiera de los 10 tipos; en la cartera, solo de esos cinco.

La cartera: lo que vale para todos los viajes

La cartera reúne los documentos que no son de ningún viaje. Se abre desde el menú de la cuenta, en «Cartera», y guarda lo que no tiene sentido volver a añadir cada vez que preparas un viaje.

Lo que está en la cartera sale también en los documentos de cada viaje, en el apartado «De tu cartera», con el rótulo «de la cartera» en su ficha.
Un pasaporte de la cartera se compara con las fechas de todos tus viajes para avisar si va justo de validez.
Los avisos de caducidad de la cartera funcionan igual que los de un viaje: 30 días antes, a las 10:00.
En la cartera no se lee el PDF al añadirlo: la lectura sirve para reservas, que son de un viaje.
Un documento de la cartera no se enlaza a sitios del mapa, porque no pertenece a ningún viaje.

Ficheros que se abren sin conexión

Al crear un documento eliges sus «Ficheros (PDF o fotos)», uno o varios. Después, en la ficha, «Añadir» suma más. Desde el móvil puedes hacer la foto en ese momento.

Los ficheros se guardan dentro del dispositivo, en el almacenamiento de la app (IndexedDB en el navegador), separados de la ficha para que la lista de documentos cargue rápido. No se descargan de ningún sitio al abrirlos: por eso se abren igual en un avión, en un país sin datos o en un andén sin cobertura.

Visor: Toca un fichero en la ficha y se abre dentro de la app: las fotos como imagen y los PDF en su visor. «Abrir aparte» lo abre fuera, por ejemplo para ampliar un código QR.
Quitar un fichero: El botón de la equis junto a cada fichero lo quita del documento y lo borra del dispositivo.
Sin espacio: Si el almacenamiento está lleno (un vídeo en vez de una foto, un navegador en modo privado), la app lo dice: «No se ha podido guardar».
En otro dispositivo: Si entras con tu cuenta en otro dispositivo, la ficha llega, pero el fichero no: sale «Se añadió en otro dispositivo y no está en este.»

En el navegador, cuánto espacio tiene la app y cuándo puede liberarlo lo decide cada navegador. Si un documento es imprescindible, ábrelo una vez antes de salir para comprobar que está.

Localizadores que se leen sin confundir letras

Un localizador de seis caracteres dictado en un mostrador no admite dudas entre un cero y una O. El campo «Referencia o localizador» (y «Número» en el pasaporte) usa Atkinson Hyperlegible Mono, una letra diseñada por el Braille Institute para que se distingan los caracteres que se parecen: 0 y O, 1, l e I.

El teclado del móvil propone mayúsculas en ese campo, y el corrector ortográfico está apagado: un localizador no es una palabra.
En la lista de documentos, bajo cada título, sale el localizador, la fecha y el titular, para verlos sin abrir la ficha.

Caducidad y recordatorios

En la lista, un documento con fecha de caducidad lleva «Caduca pronto» si faltan menos de 60 días y «Caducado» si ya ha pasado. Además, el dispositivo programa recordatorios locales: los calcula él, sin servidor, y llegan aunque no tengas conexión.

Recordatorio	Cuándo llega	Condición
«(Tipo) a punto de caducar»	30 días antes de la fecha de caducidad, a las 10:00	Cualquier documento, de un viaje o de la cartera, con fecha en «Caduca».
«Revisa tu pasaporte para (viaje)»	60 días antes del inicio del viaje, a las 10:00	Un pasaporte de la cartera que caduca menos de 180 días después del fin del viaje.
«Mañana: (título)»	La víspera de la fecha «Desde», a las 18:00	Billete, reserva, entrada o coche de un viaje. Lleva el localizador si lo tiene.
«Mañana empieza (viaje)»	La víspera del inicio, a las 19:00	Viaje con fecha de inicio.
«Queda una semana para (viaje)»	7 días antes del inicio, a las 10:00	Viaje con fecha de inicio.
«Puedes cancelar gratis (alojamiento) hasta el…»	2 días antes del límite, a las 10:00	Estancia reservada con fecha de cancelación gratis.
«Hoy es el último día para cancelar gratis…»	El mismo día del límite, a las 10:00	La misma estancia.
«Mañana duermes en (alojamiento)»	La víspera de la entrada, a las 18:00	Estancia reservada. Sustituye al «Mañana:» de su reserva.
«Hoy dejas (alojamiento)»	El día de salida, 2 horas antes de la hora de salida, entre las 6:00 y las 9:00; sin hora, a las 8:00	Estancia reservada.

Las horas son las del reloj del dispositivo, donde estés tú. Solo se programan los que aún no han pasado, se recalculan cada vez que cambias un viaje o un documento, y como mucho hay 60 a la vez, los más cercanos primero: iOS no guarda más de 64 notificaciones programadas por app.

Kokai no conoce los requisitos de entrada de cada país y no dice si puedes viajar: avisa para que lo compruebes. Los requisitos de cada destino están en las recomendaciones de viaje del Ministerio de Asuntos Exteriores y en la embajada del país.

Documentos enlazados a sitios, y etiquetas

En la ficha de un documento de un viaje, «Sitio relacionado» lo une a un sitio del mapa: la reserva al hotel, la entrada al museo. Desde la ficha del sitio ves entonces sus documentos, y borrar el sitio no borra los documentos enlazados.

Las etiquetas son de tu cuenta, no del viaje, y no tienen color. Encima de la lista de documentos hay un filtro: con varias etiquetas elegidas, salen los documentos que tienen todas. Al leer el PDF de una reserva se ponen solas dos, la del proveedor y la de la clase («Booking.com» y «Alojamiento»).

El PDF de una reserva se lee en el dispositivo

Cuando añades un PDF a un documento de un viaje, Kokai lo lee en el propio dispositivo, sin IA y sin mandarlo a ningún servidor. Mientras tanto dice «Leyendo el PDF en este dispositivo…», y al acabar enseña lo que ha encontrado: el proveedor, qué es, las fechas, el localizador, el precio y hasta cuándo se cancela gratis.

Rellena solo lo que está vacío: lo que has escrito tú no se toca.
Si es una reserva de alojamiento con fechas, sus noches aparecen en Alojamiento.
Reconoce 65 marcas (Booking.com, Airbnb, Ryanair, Renfe, Europcar…) y etiquetas en siete idiomas.
Una foto o un PDF escaneado no tienen texto y no se leen.

Todo el detalle, con la lista de marcas, las etiquetas por idioma y un ejemplo completo, en la guía qué confirmaciones de reserva en PDF lee Kokai.

Copia en tu Google Drive (pronto)

Los ficheros viven en el dispositivo. Si lo pierdes, se pierden con él, y en tus otros dispositivos no están. Para eso está la copia en tu propio Google Drive, que está hecha y todavía no se puede activar: falta terminar la configuración con Google.

Cuando esté disponible se activará en Ajustes, con «Guardar los documentos en Google Drive», y funcionará así:

Crea en tu Drive una carpeta «Kokai», dentro una carpeta por viaje y otra llamada «Cartera».
Cada fichero se sube con el título del documento delante: «Tren a Oporto · billete.pdf» en vez de «IMG_2041.jpg».
Pide el permiso drive.file de Google: Kokai solo ve en tu Drive lo que ha creado ella, no el resto de tus archivos.
Nunca duplica: cada fichero y cada carpeta llevan una marca con su identificador, y antes de subir nada se busca por esa marca.
Quitar un fichero, borrar un documento o borrar un viaje manda su copia a la papelera de Drive, de donde se recupera durante 30 días. Renombrar un viaje renombra su carpeta.
Se copia con la app abierta; lo que añadas sin red se sube al volver. En la lista, «En Drive» marca los documentos con todos sus ficheros copiados.
Los ficheros van del dispositivo a Google directamente, sin pasar por el servidor de Kokai.

Drive, si lo activas, recibe los ficheros de todos tus documentos, también la foto del pasaporte de la cartera. Es tu cuenta de Google, pero conviene saberlo antes de encenderlo.

Qué no sale de tu dispositivo

Tus viajes tienen una copia en tu cuenta de Kokai para verlos en todos tus dispositivos (se apaga en Ajustes → Cuenta, y al apagarla se borra del servidor). Los documentos entran en esa copia con límites:

Qué	En el dispositivo	Copia en tu cuenta	IA
Ficheros de cualquier documento (el PDF, la foto)	Sí	Nunca	Nunca
Datos de billetes, reservas, entradas, visados, seguros, coche y otros (título, localizador, fechas, notas, nombre y tamaño de los ficheros)	Sí	Sí, salvo que apagues la copia	Nunca
Pasaporte, documento de identidad, salud y vacunas	Sí	Ni los datos: solo una marca con su tipo	Nunca

En la ficha de un pasaporte, un documento de identidad o uno de salud lo pone: «Este documento no se copia en tu cuenta de Kokai: se queda solo en este dispositivo.» La IA, si la usas, no recibe nunca tus documentos: ni el pasaporte ni las reservas con su localizador. Todo el detalle está en Tus datos.

Borrar un documento borra sus ficheros

Con «Borrar el documento» en la ficha, Kokai pide confirmación («Se borran también sus ficheros de este dispositivo. No se puede deshacer.») y entonces:

El contenido de sus ficheros se borra del dispositivo al momento. La foto de un pasaporte no se queda guardada después de borrarlo.
El documento se marca como borrado, y la marca llega a tus otros dispositivos con la copia de la cuenta.
Si era la reserva de un alojamiento, sus noches siguen reservadas en Alojamiento, sin el enlace al documento.
Si tenías activada la copia en Google Drive, sus ficheros van a la papelera de Drive.

Borrar un viaje borra también sus documentos (no los de la cartera), y borrar la cuenta desde Ajustes borra la copia de tus viajes del servidor.

Cómo comprobarlo tú

Nada de esto hay que creérselo: son los pasos para verlo en la app con tus propios ojos.

Abre un viaje y entra en «Documentos» (en el móvil, desde «Más»).
Pulsa «Añadir documento», elige el tipo «Billete», escribe un título y, en «Ficheros (PDF o fotos)», elige un PDF o una foto. Pulsa «Guardar».
En la ficha, escribe un localizador en «Referencia o localizador» y pon una fecha en «Desde»: el título y el localizador salen en la lista.
Activa el modo avión y vuelve a tocar el fichero: se abre igual.
Pulsa «Abrir la cartera» y añade tu pasaporte con su fecha en «Caduca». Vuelve a los documentos del viaje: si va justo para las fechas del viaje, sale el aviso.
Para acabar, abre el documento de prueba y pulsa «Borrar el documento».

Abrir la app

Preguntas frecuentes

¿Puedo abrir mis billetes sin conexión?

Sí. El PDF o la foto se guardan en el dispositivo al añadirlos, y abrirlos no necesita red. Ábrelos una vez antes de salir para comprobar que están en ese dispositivo, sobre todo si los añadiste desde otro.

¿Por qué no veo en el móvil el PDF que añadí en el ordenador?

Porque los ficheros no se suben al servidor de Kokai: la ficha del documento llega a tus otros dispositivos con la copia de la cuenta, pero el fichero se queda donde lo añadiste. Añádelo también en el móvil. La copia en Google Drive, que llegará pronto, sirve para tenerlos en todos.

¿Se guarda la foto de mi pasaporte en algún servidor?

No en el de Kokai: ni la foto ni los datos del pasaporte salen del dispositivo. Solo si activas la copia en tu Google Drive (pronto) se copiaría allí el fichero, en tu propia cuenta de Google.

¿Cuándo me avisa de que caduca un documento?

A las 10:00 del día en que faltan 30 días para la fecha puesta en «Caduca». Para el pasaporte hay un segundo aviso, 60 días antes de un viaje, si caduca menos de seis meses (180 días) después de volver.

¿Lee Kokai las fotos de un billete?

Todavía no. Lee el texto de los PDF, pero una foto o un PDF escaneado no tienen texto, y leerlos exigiría reconocer letras en la imagen. Se guardan igual y se abren sin conexión, pero los datos se rellenan a mano.

Fuentes y referencias

La documentación original de lo que se cita aquí, consultada en la fecha de revisión de esta página.

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