Quels documents emporter sur le téléphone pour voyager (et les avoir hors connexion)

Avant tout : le téléphone aide, mais ne décide pas

Ce guide est une liste de vérification. Il sert même si tu n’utilises pas Kokai, et chaque point dit ce que l’app fait et ce qu’elle ne fait pas. Les conditions d’entrée dépendent de ta nationalité, du pays où tu vas, par où tu entres et combien de temps tu restes, et elles changent. C’est pour ça qu’il n’y a pas ici de tableau de pays : il y a où chaque chose se vérifie.

Kokai ne vérifie les conditions d’entrée d’aucun pays. Elle ne connaît ni ta nationalité ni ce que ta destination exige. Consulte toujours la source officielle (le ministère des affaires étrangères, l’ambassade ou le site du pays) avant de voyager, et encore quelques jours avant le départ.

Avoir les documents sur le téléphone règle deux problèmes : les avoir sous la main sans fouiller dans les e-mails, et les ouvrir hors connexion, dans la file d’embarquement ou dans un pays sans données. Ça n’en règle pas un troisième : que le téléphone se perde, casse ou tombe en panne de batterie. Pour celui-là, il faut une autre copie en dehors du téléphone.

Identité : passeport ou carte d’identité, et leur validité

Le document qui te laisse franchir la frontière est le premier de la liste et le seul qu’on ne peut presque jamais remplacer sur place. Ce qui compte, ce n’est pas seulement de l’avoir, mais jusqu’à quand il est valable.

Avec une nationalité d’un pays de l’UE, dans l’UE et Schengen

Selon L’Europe est à vous, tu peux voyager dans les 27 pays de l’UE et en Islande, au Liechtenstein, en Norvège et en Suisse avec un passeport ou une carte d’identité valable, et le document doit être valable le jour du voyage. Les mineurs ont leur propre passeport ou carte d’identité.

Avec une nationalité hors UE, en entrant dans l’espace Schengen

Pour des séjours jusqu’à 90 jours sur une période de 180, le code frontières Schengen exige un document de voyage encore valable au minimum trois mois après la date prévue de sortie et délivré dans les dix années précédentes (règlement (UE) 2016/399, article 6.1.a). Plus un visa si ta nationalité en demande un.

En voyageant hors de l’UE

Il te faut un passeport valable et, dans certains pays, un visa. Beaucoup demandent que le passeport reste valable plusieurs mois après la sortie, souvent six. La fiche de chaque pays est dans les recommandations de voyage du ministère des Affaires étrangères et sur le site de son ambassade.

Deux détails à regarder à l’avance : renouveler un passeport demande en général un rendez-vous, et chaque pays dit à partir de quand la validité compte (dans Schengen, depuis la date prévue de sortie). Un passeport qui expire en mars peut suffire pour un voyage en septembre vers un endroit et pas vers un autre.

Visas et autorisations électroniques

Un visa est accordé par le pays avant le voyage et se trouve en général dans le passeport ou lui est rattaché. Une autorisation électronique de voyage est une démarche en ligne pour les nationalités qui n’ont pas besoin de visa. Les deux se demandent sur le site officiel du pays, et mieux vaut s’y prendre à l’avance.

Des sites font payer ces démarches au nom des autres, avec des noms et des maquettes qui ressemblent aux officiels. La Commission européenne prévient qu’ETIAS n’a qu’un seul site officiel. Passe toujours par l’adresse de l’organisme, pas par une publicité.

Que faire du résultat : garde la confirmation ou le PDF sur le téléphone (dans Kokai, document de type « Visa » dans le voyage), note son numéro dans « Référence » et sa validité dans « Du », « Au » et « Expire le ». Beaucoup de ces autorisations sont liées à un passeport précis : si tu le renouvelles, il faut la redemander.

Assurance, carte européenne d’assurance maladie et vaccins

La carte européenne d’assurance maladie (CEAM) est gratuite et donne accès aux soins de santé publics nécessaires dans les 27 pays de l’UE, en Islande, au Liechtenstein, en Norvège, en Suisse et au Royaume-Uni, aux mêmes conditions et au même coût que pour les assurés sur place. Elle se demande à l’organisme de sécurité sociale de ton pays.

La Commission européenne le dit clairement : la CEAM n’est pas une alternative à l’assurance voyage. Elle ne couvre ni le privé, ni le vol de retour, ni la perte ou le vol de tes affaires, et ne garantit pas la gratuité. En dehors de ces pays, elle ne sert à rien.

• Assurance voyage : garde la police en PDF et surtout le numéro d’assistance et le numéro de contrat, c’est ce qu’on te demandera depuis un hôpital. Le ministère des Affaires étrangères recommande d’avoir une assurance couvrant toute éventualité.
• Vaccins et santé : si la destination l’exige, prends rendez-vous à l’avance dans un centre de vaccination internationale. Le ministère de la Santé publie ses conseils au voyageur international, et l’Organisation mondiale de la santé ses informations voyages et santé.
• Traitement habituel : emporte de quoi couvrir tout le voyage, avec l’ordonnance ou le compte rendu, et vérifie si ton médicament est soumis à des restrictions à destination.
• Certificat international de vaccination, si on te l’a remis : c’est un document d’entrée dans certains pays.

Dans Kokai, la police annuelle et la CEAM vont dans le portefeuille (type « Assurance »), et les certificats de vaccination comme « Santé et vaccins ». Une assurance souscrite pour un seul voyage peut aller dans ce voyage.

Billets, réservations et entrées

Ce sont les documents les plus consultés pendant le voyage, et ceux qui sont le plus souvent enfouis dans les e-mails. L’utile de chacun n’est pas le PDF entier, mais trois données : la date et l’heure, la référence et l’adresse ou le point de rendez-vous.

• Vols : la carte d’embarquement (beaucoup de compagnies la donnent en PDF ou dans leur propre app) et la référence de la réservation. Télécharge-la avant : à l’aéroport, la connexion n’est pas toujours bonne.
• Trains, bus et bateaux : le billet avec le code à scanner, et le numéro de voiture et de place.
• Logement : la confirmation avec l’adresse, le téléphone, les heures d’arrivée et de départ et jusqu’à quand on annule sans frais.
• Entrées avec horaire : musées, monuments et activités vendus par créneaux. Note l’heure dans le programme et construis la journée autour.
• Location de voiture : la réservation, ainsi que la franchise et la caution qui seront prélevées.

Dans Kokai, quand tu ajoutes un PDF avec du texte, l’app le lit sur l’appareil, sans IA ni serveur : elle reconnaît une soixantaine de marques (compagnies aériennes, trains, logements, loueurs de voitures) et remplit le type, les dates et heures, la référence, le prix et l’annulation gratuite. Elle n’écrase jamais ce que tu as écrit. Une photo ou un PDF scanné n’ont pas de texte et ne se lisent pas. Le détail est dans PDF de réservations.

La veille d’un billet, d’une réservation, d’une entrée ou d’une voiture avec date, à 18 h, arrive « Demain : … » avec sa référence et le rappel que tu l’as aussi hors connexion.

Si tu comptes conduire

Avec un permis de conduire espagnol, selon la DGT :

• Dans l’UE et l’Espace économique européen (Norvège, Islande et Liechtenstein), ton permis est valable tant qu’il est en cours de validité, sans aucune démarche pour des voyages ou séjours courts.
• Hors de l’UE et de l’EEE, il faut en général le permis de conduire international, qui ne vaut pas seul : il va toujours avec le permis national en cours de validité. Il est valable un an, non renouvelable. Certains pays ont des conventions et ne l’exigent pas : consulte la page de la DGT et le consulat du pays.

Avec un permis d’un autre pays, ce sont les règles du pays émetteur et celles de la destination qui s’appliquent. Dans Kokai, le permis et l’international vont dans le portefeuille comme « Voiture et conduite », avec leur date d’expiration pour l’alerte à 30 jours.

Liste de vérification

Une ligne par document. « Type dans Kokai » dit où le ranger ; « Portefeuille », c’est ce qui vaut pour tous tes voyages.

Copies : sur le téléphone, sur papier et ailleurs

La règle qui vaut avec n’importe quelle app : qu’aucun document important n’existe à un seul endroit.

1. Les originaux, avec toi et séparés du téléphone.
2. Une copie sur le téléphone, hors connexion : le PDF de chaque billet et réservation et une photo des pages du passeport. Vérifie avant de partir qu’ils s’ouvrent en mode avion.
3. Une copie sur papier de l’essentiel (passeport, assurance avec son numéro, première nuit de logement), dans un autre sac. Elle ne tombe pas en panne de batterie.
4. Une copie en dehors du téléphone, accessible depuis un autre appareil, ou gardée par quelqu’un de confiance à la maison.

Avant de partir, le ministère des Affaires étrangères recommande aussi de t’inscrire à son registre des voyageurs, pour qu’on puisse te localiser en cas d’urgence.

Ce que Kokai fait de tes documents

Plus de détail dans Documents et dans Tes données.

Ce que Kokai ne fait pas

• Elle ne vérifie pas les conditions d’entrée. Elle ne connaît ni ta nationalité ni ce qu’un pays exige. L’alerte des six mois est un seuil fixe pour que tu regardes, pas une règle.
• Elle ne fait pas les démarches de visa ni d’autorisation. Elles se demandent sur le site officiel de chaque pays.
• Elle ne lit pas les photos. Un billet photographié ou un PDF scanné se gardent et s’ouvrent, mais ne se remplissent pas tout seuls.
• Elle ne garde tes fichiers sur aucun serveur. Si tu perds le téléphone, les PDF et les photos qui n’étaient que là se perdent avec lui, et le passeport, la carte d’identité et les documents de santé, entièrement. C’est pour ça que la copie ailleurs n’est pas facultative.
• Elle ne remplace pas les originaux. À une frontière, on te demandera le vrai passeport ou la vraie carte d’identité, pas leur photo.

Questions fréquentes

Sources et références

La documentation d’origine de ce qui est cité ici, consultée à la date de révision de cette page.

1. Règlement (UE) 2016/399, code frontières Schengen (article 6) Journal officiel de l’Union européenne, dans le BOE
2. Documents de voyage pour les citoyens de l’UE L’Europe est à vous, Union européenne
3. Recommandations de voyage par pays Ministère des Affaires étrangères d’Espagne
4. Main differences between the EES and ETIAS Commission européenne, Migration et Affaires intérieures
5. ETIAS Union européenne
6. ESTA, demande officielle U.S. Customs and Border Protection
7. Autorisation de voyage électronique (AVE) Gouvernement du Canada
8. Carte européenne d’assurance maladie Commission européenne
9. Conseils sanitaires pour le voyageur international Ministère de la Santé
10. Conduire à l’étranger : permis international Direction générale de la circulation

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